Стандартная последовательность действий при работе с модулем "Заказ на Закупку"

Разумеется, в разных компаниях пользователи iScala работают по-разному, но тем не менее, имеется стандартная логика системы, которую нужно учитывать.

Шаг №	Действие	Обязательное?	Что происходит в системе?
0	Создание предложения о заказе на закупку или создание и утверждение требования типа 1 (Requisition of type 1)	Нет	При создании предложения создаются записи в таблицах заголовка и строк заказа, при вводе требования создаются записи в таблицах заголовка и строк требований
1	Ввод заказа на закупку или преобразование предложения в заказ на закупку, или преобразование требования (Requisition) в заказ	Должен быть выполнен один из перечисленных вариантов	При вводе заказа, а также при преобразовании требования в заказ создаются записи в таблицах заголовка и строк заказа. При преобразовании предложения в заказ обновляется уже имеющаяся информация в заголовке заказа и строках заказа. Кроме этого происходит обновление в таблице планирования для запасов
2	Печать заказа на закупку	Нет	Помимо печати документа, в заголовке заказа обновляется информация (флаг) о том, что заказ распечатан
3	Печать напоминания о подтверждении заказа (для поставщика)	Нет	обновляется информация (флаг) о том, что напоминание распечатано
4	Ввод подтверждения заказа (со стороны поставщика)	Нет	Используется редко, только тогда, когда хотят при просмотре ожидаемых поступлений видеть не предполагаемую, а подтверждённую поставщиком дату поставки: обновляется планирование для запасов
5	Печать напоминания о поставке	Нет	обновляется информация (флаг) о том, что напоминание распечатано
6	Печать других документов	Нет
7	Ввод накладной	Этот шаг, в принципе, не обязателен, но на практике, почти всегда выполняется, потому что за этот шаг обычно отвечает кладовщик, а за ввод счёта-фактуры — бухгалтер	Создаётся новая партия по запасу. Создаётся проводка по приходу запаса от поставщика (тип проводки 00). Изменяется количество запаса на складе. Если используется модель оценки запасов «Средневзвешенная цена», может происходить изменение средневзвешенной цены (если закупочная цена отличается от средневзвешенной цены запасов уже имеющихся на складе). Изменяется планирование по запасу (ожидаемый приход уменьшается на оприходованное количество). Изменяется информация в заголовке и строках заказа, создаётся запись или записи в таблице поставок по строкам заказа на закупку
8	Печать приходной накладной	Нет	обновляется информация (флаг) о том, что накладная распечатана
9	Ввод счёта-фактуры	Да	Зависит от того, был ли выполнен шаг № 7. Если нет, то выполняются все действия, описанные для шага 7. Дополнительно происходит создание записи в таблице счетов-фактур поставщика, таблице НДС по счетам-фактурам поставщика, обновляется сальдо по поставщику, создаётся бухгалтерская проводка в журнале счетов-фактур модуля «Книга Закупок» (В версии для гостиничного бизнеса этот модуль называется «Счета к оплате»). Полностью отфактурованные строки «уйдут» в историю, частично отфактурованные уйдут в историю частично (в строке заказа останется неотфактурованное количество, например, если было заказано 100, а поставлено и отфактуровано 80, то 80 уйдёт в историю, а 20 останется. Имеется специальный параметр, от которого зависит, сохранять ли историю по отфактурованным заказам. Если существует разница между суммой по накладной (без НДС) и суммой по счёту-фактуре, эта разница распределяется на стоимость оприходованных запасов (создаётся проводка типа 03 в модуле «Управление запасами»). Также может создаваться проводка типа 03, если ведётся учет по складу в 2-х разных валютах или если заказ введён в иностранной валюте. Это может происходить, если дата накладной и дата счета-фактуры отличается и курсы обмена в эти даты также отличаются.
10	Ввод счёта-фактуры на дополнительные затраты (например, транспортировка, погрузка/разгрузка, таможенные пошлины и т.п.)	Нет	Происходит создание записи в таблице счетов-фактур поставщика, таблице НДС по счетам-фактурам поставщика, обновляется сальдо по поставщику, создаётся бухгалтерская проводка в журнале счетов-фактур модуля «Книга Закупок» («Счета к оплате»). Сумма затрат распределяется на стоимость оприходованных запасов (создаётся проводка типа 03 в модуле «Управление запасами»)

А теперь некоторые комментарии относительно того, что будет, если внести изменения в заказ на разных шагах:

Если пользователь решит внести изменения в цену по строке заказа, то:

На шагах 0 — 6 просто изменится цена в строке заказа
После выполнения шага 7, но до выполнения шага 9 — iScala автоматически создаст проводки по складу на разницу в цене оприходованного запаса.
После выполнения шага 9 просто изменится цена в строке (если после шага 9 вновь не была введена новая поставка (введена накладная))

Если ещё не был выполнен шаг 9, то ошибочно введённая поставка может быть откорректирована вводом дополнительного (или отрицательного) количества при выполнении шага 7 (ввод накладной), если уже выполнен шаг 9 (Ввод счёта-фактуры), тогда придётся вводить новый заказ с отрицательным количеством.

Задать вопрос или оставить отзыв:

Все материалы раздела «для чайников»: