Начну с того, что термин «отчёты «сальдового» типа» придумал я. Под этим я понимаю отчёты, которые запрашивают данные в таблицах сальдо: сальдо по бухгалтерским счетам, сальдо по покупателям, поставщикам, сальдо по запасам, по складам или по партиям. Эти данные всегда актуальны по состоянию на «сейчас». Через 5 минут они могут обновиться, как если бы в Excel’е заменили старое значение в ячейке новым, что было в этих таблицах «вчера» понять невозможно. Соответственно, отчёты «Список А оценки запасов», «Сальдовая Ведомость Партий» в модуле «Управление Запасами» или «Сальдовая ведомость» в модуле «Главная Книга» всегда показывают информацию по состоянию на сию секунду. Именно поэтому я всегда скептически относился к возможности получить требуемый результат от отчёта модуля «Управление Запасами» под названием «Отчёт по Запасам Низкого Спроса», т.к. он строится не по таблице складских проводок, а по таблице с карточками запасов. Как, спрашивается, Вы можете получить список запасов по которым не было движений за период с 1 января 2017 года по 31 декабря 2017 года, если в карточке имеется лишь дата последнего прихода, последнего расхода и последней инвентаризации и, предположим, все они датированы 2018 годом. Для того, чтобы получить такую информацию, нужно проанализировать таблицу проводок по запасам и выбрать из неё те запасы, по которым проводок за 2017 год не было. Именно поэтому, есть другие отчёты, обычно классифицируемые, как «исторические», например, «Список проводок», «Движение по счетам» модуля «Главная Книга», «Список проводок по запасам», «Отчёты на конец периода», «Отчёты по ячейкам» модуля «Управление Запасами» и т.п. Парадокс, но отчёт «Сжатая Сальдовая Ведомость» модуля «Книга Продаж», не говоря уже об отчёте «Подробная сальдовая ведомость», хоть и содержит слово «сальдовая», но по моей классификации является не «сальдовым», а «историческим», т.к. информация для него получается из таблицы счетов-фактур и таблицы платежей, а это «исторические» таблицы. Эти («исторические») отчёты строятся дольше, так как система перебирает и суммирует миллионы записей в «исторических» таблицах вместо того, чтобы мгновенно получить сальдо из таблицы сальдо. Зато Вы можете узнать состояние склада не только на текущий момент, но и по состоянию на 31 декабря предыдущего года. И это сальдо не изменится через 5 минут (при условии, что никто не вводит данные «задним числом»)!
И эти правила действуют не только в отношении стандартных отчётов, но и так называемых «внешних» отчётов, получаемых на основе данных из iScala, но «вне» её.
Давайте сравним отчёт, который мне недавно прислали с другим аналогичным отчётом, который я разработал энное количество времени назад для одного из своих клиентов.
Этот отчёт называется по-русски «Поставленные, но неотфактурованные заказы на закупку» (неотфактурованные — это те, по которым не введены счета-фактуры). Не имеет значения, как этот отчёт строится (я имею в виду тот факт, что он загружается «напрямую» в Excel). Важно то, что он имеет один единственный параметр — Код компании. Мне не прислали хранимую процедуру, которая готовит данные для этого отчёта, но я и без этого могу сказать, что данный отчёт показывает только открытые заказы на закупку, у которых была произведена поставка, но не введён счёт-фактура. Здесь мы не можем получить информацию, какие заказы на закупку были неотфактурованными по состоянию на 31 декабря 2017 года.
А в другом отчёте можем:
Потому что он строится на основе информации не только об открытых заказах, но и на основе истории заказов на закупку. На картинке выше можно увидеть, что поставка была произведена 26.08.2015, а счет-фактура датирован 11.11.2015 и, следовательно по состоянию на 10.09.2015 был поставленным, но неотфактурованным заказом. А кроме этого у данного отчёта есть преимущество по сравнению с отчётом в Excel’е, в нём, например, можно поменять язык заголовка (без всяких там макросов) и он хранится на сервере, доступ к нему может быть разрешён одной группе пользователей и запрещён другой, а для его просмотра требуется только вэб обозреватель
Страница 2 отчёта с другой датой и другим параметром языка заголовков:
Надеюсь, эта заметка поможет понять, что для определённой задачи нужно выбирать наиболее подходящий отчёт из списка похожих, ориентируясь на наличие или отсутствие требуемых параметров, даже, если они называются одинаково. А также знания, на основе какой информации они строятся 🙂
Хотите получить такой же отчёт абсолютно бесплатно? 🙂 Читайте статью «Отчёт «Поставленные, но неотфактурованные заказы на закупку». Получи бесплатно.»
