Эксель, пожалуй, лучший офисный продукт Майкрософт. Но это не реляционная база данных, как бы вы ни пытались её сделать с помощью функции VLOOKUP (ВПР в русской версии). Подобные действия сродни попытке подстригать траву на садовом участке с помощью обычных канцелярских ножниц.
Теоретически это возможно, но экстремально трудоёмко и неэффективно. Для этих задач существуют другие инструменты, например, триммер или газонокосилка. «Газонокосилкой» в данном контексте является сервер баз данных. Если в вашей компании есть какая-то бухгалтерская программа, то и сервер баз данных у вас, скорее всего, имеется. И это тоже лучший продукт Майкрософт, только иного уровня, чем Эксель. Просто загрузите данные, которые вы сейчас храните в Экселе в базу данных и пользуйтесь всеми преимуществами этого продукта. Вы можете обращаться к нему непосредственно из Экселя, но лучше всего, если воспользуетесь встроенной функциональностью Reporting Services (Службы отчетности) сервера баз данных MS SQL Server. Она позволит иметь:
- Удобную единую технологию управления созданием, размещением, распределением прав доступа, доставкой отчётов и, как следствие, отсутствие необходимости поддерживать различные технологии в случае использования отчетов, реализованных в разных системах их создания
- Возможность запуска отчета по расписанию. Результат может складываться в виде «слепка» на момент запуска в отдельную папку, либо присылаться в виде сообщения в ваш почтовый ящик. И даже автоматически отправлять письма вашим клиентам при возникновении просроченной задолженности
- Современную технологию создания отчетов, позволяющую использовать весь набор средств, таких, как условное форматирование, возможность из одного отчета «проваливаться» или, наоборот, «подниматься» на другой уровень подробности (так называемые drill down и drill up), скрывать или раскрывать подробности и многое другое
- Возможность использования отчетов как средства, позволяющего не только просмотреть информацию, но и запустить какой-нибудь механизм, например, инициировать процесс передачи данных в другую систему
- И даже возможность анализа востребованности отчетов (отчёт по использованию отчётов)
Службы отчётности сервера баз данных также лучший продукт Майкрософт среди встроенных средств отчётности. Мы с ним работаем уже более 20 лет и создали тысячи разнообразных отчётов: табличных, матричных, в форме документа, drill down, drill up, drill through, отчёты, выполняющие действие, отчёты, запускаемые по расписанию.
Пишите, звоните, приезжайте. Мы придём и всё сделаем. И сервер отчётности установим, если он у вас ещё не установлен (покупать отдельно не надо, это служба сервера баз данных) и настроим его, если понадобится, создадим необходимые отчёты любой сложности, настроим процедуры загрузки данных из Экселя и т.д. и т.п. Вы будете довольны 🙂
