Загрузка данных по билетам, выданным сотрудникам

В разных компаниях по-разному ведётся учёт и отчётность по выданным билетам для поездки сотрудника в командировку. Здесь я приведу один из возможных вариантов такой процедуры без какого-то ни было предложения делать именно так, как описано ниже :)

Предполагается, что компания, через которую производится заказ билетов, присылает файл строго фиксированной формы или присылаемый файл может быть приведён к единообразному виду. Такой файл может быть загружен в служебную таблицу базы данной iScala с помощью простого макроса в Экселе, а чтобы не копировать этот макрос в каждый файл, из которого выполняется загрузка, он оформлен как Надстройка в Экселе. А уже «попросить» Скалу обработать то, что загружено в таблицу, дело техники. Пользовательская процедура при этом может выглядеть примерно следующим образом:

  1. Открываем файл с билетами в Excel’е, переходим на закладку «Add-ins», выбираем «Билеты->1. Загрузить в базу данных НЕ ИМПОРТИРОВАННЫЕ билеты»:
    1. Открываем файл с билетами в Excel’е, переходим на закладку «Add-ins», выбираем «Билеты->1. Загрузить в базу данных НЕ ИМПОРТИРОВАННЫЕ билеты»
  2. Ждём, пока появится окно:
    2. Ждём, пока появится окно
  3. Переходим на сервер отчётов и вызываем отчёт «Tickets Not Imported». Просматриваем его. Если имеются записи в пустым учётным измерением «BS», внизу страницы появляется надпись красным шрифтом о том, что необходимо заполнить недостающую информацию в iScala:
    3. Переходим на сервер отчётов и вызываем отчёт «Tickets Not Imported». Просматриваем его. Если имеются записи в пустым учётным измерением «BS», внизу страницы появляется надпись красным шрифтом о том, что необходимо заполнить недостающую информацию в iScala
  4. Если таких записей нет, внизу страницы появляется ссылка, нажав на которую можно запустить процесс создания файла для импорта данных в iScala:
    4. Если таких записей нет, внизу страницы появляется ссылка, нажав на которую можно запустить процесс создания файла для импорта данных в iScala
  5. После нажатия на эту ссылку Вам будет выдана информация, что файл создан:
    После нажатия на эту ссылку Вам будет выдана информация, что файл создан
  6. Далее будет происходить процедура обработки файла средствами Epicor Service Connect:
    Далее будет происходить процедура обработки файла средствами Epicor Service Connect
  7. Пользователь должен немного подождать (до 5 минут) и проверить создавшиеся в iScala неутверждённые счета-фактуры и платежи по ним, а также бухгалтерские проводки в журнале платежей модуля «Книга Закупок»
    Пользователь должен немного подождать (до 5 минут) и проверить создавшиеся в iScala неутверждённые счета-фактуры и платежи по ним, а также бухгалтерские проводки в журнале платежей модуля «Книга Закупок»

Разумеется, процедура сделана таким образом, что загруженные счёта-фактуры в iScala повторно не загружаются, т.е., если пользователь попытается повторно вызвать отчёт (пп. 3 или 4 данной процедуры), он увидит вместо строк для загрузки пустой отчёт (билеты в виде счетов-фактур уже загружены в iScala)
Кстати, у этой процедуры есть и вторая часть: списание билетов с отнесением затрат на соответствующие затратные счета и костцентры