Заключение по результатам аудита

Экспертное заключение по результатам аудита использования информационной системы на базе iScala 2.2 SR2

1. Введение

Система iScala была установлена в компании несколько лет назад и настройки с тех пор практически не менялись (модернизировались), также не проводился анализ эффективности выполнения пользователями ежедневных процедур и операций. Часть первоначально обученных пользователей уже сменилась в результате смены персонала и ротации кадров, поэтому создалось впечатление, что система используется, не столь эффективно, как могла бы, если бы пользователям были доступны последние наработки специалистов-консультантов. Финансовый директор и руководитель отдела логистики инициировали проведения аудита системы.

Второй причиной для проведения аудита послужил тот факт, что со времени пуска системы в эксплуатации произошли изменения в законодательстве Российской Федерации и некоторые процедуры уже не могли полностью автоматизировать ввод, обработку и получение фискальной отчетности – была необходимость в получении квалифицированной помощи по приведению обозначенных процедур в соответствие с изменившимся законодательством и возможностями новых версий системы iScala.

Организация проведения аудита: Проведение аудита происходило по сценарию процесса внедрения: консультант провел беседы руководителями, а затем с ключевыми пользователями и выявил «проблемные области и процедуры», которые описаны в соответствующем разделе настоящего документа. Выявленные проблемные области и процедуры были проанализированы и предложены способы их решения (изменение существующих или разработка новых процедур и настроек). Некоторые решения даны в нескольких альтернативных вариантах.

Дальнейшие шаги после проведения аудита: Предлагаемые решения должны быть обсуждены с заинтересованными руководителями подразделений и служб и после этого принято решение по приоритетам, срокам, стоимости и организации управления изменениями.

2. Назначение документа и целевая аудитория

Настоящий документ определяет цели, основные принципы, организационные требования, а также порядок проведения аудита системы iScala у клиента. В документе перечислены обнаруженные проблемные области и процедуры, даны варианты их решения и приведена примерная стоимость консультационных работ по внедрению предлагаемых решений.

Настоящий документ подготовлен для руководства компании-клиента, где проводился аудит системы, ключевых пользователей, а также руководителя проекта и ведущих консультантов со стороны консультационной компании. Информация, изложенная в настоящем документе должна помочь руководству компании-клиента принять решение о том:

  • какие проблемы в какой очередности (приоритете) должны быть решены,
  • какими ресурсами и в какие сроки должны быть выполнены задачи, и
  • какой бюджет проекта утвердить

3. Проблемные области и предложения по их решению

С 16 по 18 апреля 20… г. в ООО «………….» был проведён аудит использования системы, построенной на базе iScala 2.2. В процессе бесед с руководителями и сотрудниками финансовой службы и бухгалтерии управленческого и налогового учёта, отдела маркетинга и продаж, закупок, складского комплекса, а также отдела ИТ были выявлены следующие вопросы, создающие сложности при ежедневной работе с системой:

3.1. Многочисленные ошибки при подборе дверей по заказу на продажу

Описание проблемы: Сотруднику складского комплекса неудобно осуществлять подбор по стандартному списку подборки, содержащему до 80 строк похожей по наименованию продукции.

Предлагаемое решение: Подготовить внешний отчёт в виде матрицы, аналогично тому, как это приведено в приложении №1.

Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.

3.2. Необходим список подборки, объединяющий несколько заказов одного покупателя

Описание проблемы: При отгрузке продукции покупателю по нескольким заказам удобнее было бы подбирать продукцию по одному общему документу, включающему в себя несколько заказов.

Предлагаемое решение: Необходимо разработать новых отчет, объединяющий несколько заказов одного покупателя для сотрудника отдела реализации. Данный отчет позволит сотрудникам данного отдела более эффективно формировать отгрузку по покупателям, объединяя несколько заказов. Документ подготовить в виде «внешнего» отчёта с возможностью выбора покупателя, открытых заказов по выбранному покупателю, строк выбранных заказов.

Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.

3.3. Сложность при проведении регулярной выверки данных между модулями «Управление Запасами» и «Главная Книга»

Описание проблемы: Бухгалтер, отвечающий за учёт товаров, испытывает сложности при выверке данных между модулями «Управление Запасами» и «Главная Книга»

Предлагаемое решение: Подготовить отчёт по аналитическим проводкам по запасам с бухгалтерскими счетами (на основании информации из истории складских проводок Главной Книги).

Оценка консультационных трудозатрат: 8 часов.

3.4. Отчет по движению товаров по среднемесячной складской цене

Описание запроса: Сотрудниками управленческой бухгалтерии высказано пожелание видеть движение товаров по среднемесячной складской цене (только отчёт, без каких-либо изменений в iScala).

Предлагаемое решение: Подготовить отчёт о движении запасов по среднемесячной складской цене.

Оценка консультационных трудозатрат: 16 часов.

3.5. Использование отдельного счёта «Возврат товаров» взамен счёта «Реализация товаров»

Описание проблемы: При возврате товара от покупателя необходимо использовать отдельный счёт «Возврат товаров» взамен счёта «Реализация товаров».

Предлагаемое решение: Внести изменение в таблицу автоучёта модуля «Книга Продаж», использовать для данной операции отдельный код НДС «02» (в настоящий момент свободен). Внести изменения в пользовательскую инструкцию и провести обучение пользователей.

Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.

3.6. Дополнительный анализ дебиторской задолженности

Описание проблемы: Необходим анализ дебиторской задолженности не только по отдельным покупателям, но и по направлениям (группам товара), т.к. один и тот же покупатель может покупать товары, относящиеся к разным группам (счета выставляются отдельно).

Предлагаемое решение: Подготовить «внешний» отчёт с возможностью группировки по группе товара/покупателю или, наоборот, покупателю/группе товара. Провести обучение для сотрудников отдела продаж и бухгалтера, осуществляющего учёт расчётов с покупателями.

Оценка консультационных трудозатрат: от 9 до 12 часов.

3.7. Ошибки ввода

Описание проблемы: Отдельные сотрудники отдела продаж делают многочисленные ошибки при вводе новых товаров и заказов на продажу, особенно при операциях возврата товаров от покупателя. К сожалению, нами выявлено, что в отделе продаж отсутствует система наставничества. Из-за этого новый сотрудник не проходит обучение работе со Скалой, ориентируется лишь на инструкции и не обращается за помощью к более опытным коллегам. По данному вопросу возможно несколько вариантов решения.

Предлагаемые решения:

  • Провести разовое обучение для всех сотрудников. Разработать систему наставничества (силами соответствующего подразделения клиента).
  • Провести аттестацию сотрудников на предмет умения работать со Скалой. По результатам аттестации принять решение о необходимости дополнительного обучения.

Трудозатраты будут зависеть от выбранного варианта, но ориентировочно, не превысят 8 часов.

Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.

3.8. Сложность процедуры расчёта себестоимости рекламной продукции

Описание проблемы: Процедура расчёта себестоимости рекламной продукции («распилы», «чётки») и списания компонентов на её изготовление представляется сложной для пользователя.

Предлагаемое решение: Существующая процедура может быть существенно упрощена при наличии лицензии на «Списки материалов». В этом случае приход рекламной продукции и списание компонентов для её изготовления могут быть осуществлёны в одно действие при использовании заказа на продажу типа 6 для внутреннего покупателя. Себестоимость списанных материалов автоматически будет включена в себестоимость получаемой продукции. Пожалуйста, обсудите вопросы, связанные с лицензией на данную функциональность с Вашим Account Manager’ом. После приобретения данной функциональности мы будем готовы провести обучение сотрудников работе со списками материалов и заказами на продажу типа 6 для внутреннего покупателя.

Оценка консультационных трудозатрат: 8 часов.

3.9. Дополнительно: общие пожелания

Кроме этого мы рекомендуем провести обучение для сотрудника отдела ИТ, осуществляющего поддержку пользователей при работе с iScala, выбрав не только «технические» курсы, но и курсы, которые позволят ему лучше понять логику движения информации в системе при работе с модулями финансов и логистики. Пожалуйста, свяжитесь с координатором программ обучения для выбора подходящих курсов.

4. Предварительная оценка стоимости работ

Консультационные услуги предоставляются после достижения договоренности по объему работ и предварительному бюджету.

Таблица с расшифровкой стоимости предлагаемых решений

Примечание: Под оптимистичным (min) вариантом подразумевается, что при подготовке отчёта или настройке функциональности дополнительные изменения не потребуются, работа будет принята клиентом без каких-либо уточнений. Реалистичный вариант подразумевает, что в процессе проверки результатов будут высказаны небольшие дополнительные пожелания или уточнения.

С уважением,
Управляющий консультант/Руководитель проектов

 

Задать вопрос или оставить отзыв:

Ваше имя или псевдоним (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

Тема (обязательно)

Сообщение

Все статьи: