Экспертное заключение по результатам аудита использования информационной системы на базе iScala 2.2 SR2
1. Введение
Система iScala была установлена в компании несколько лет назад и настройки с тех пор практически не менялись (модернизировались), также не проводился анализ эффективности выполнения пользователями ежедневных процедур и операций. Часть первоначально обученных пользователей уже сменилась в результате смены персонала и ротации кадров, поэтому создалось впечатление, что система используется, не столь эффективно, как могла бы, если бы пользователям были доступны последние наработки специалистов-консультантов. Финансовый директор и руководитель отдела логистики инициировали проведения аудита системы.
Второй причиной для проведения аудита послужил тот факт, что со времени пуска системы в эксплуатации произошли изменения в законодательстве Российской Федерации и некоторые процедуры уже не могли полностью автоматизировать ввод, обработку и получение фискальной отчетности – была необходимость в получении квалифицированной помощи по приведению обозначенных процедур в соответствие с изменившимся законодательством и возможностями новых версий системы iScala.
Организация проведения аудита: Проведение аудита происходило по сценарию процесса внедрения: консультант провел беседы руководителями, а затем с ключевыми пользователями и выявил «проблемные области и процедуры», которые описаны в соответствующем разделе настоящего документа. Выявленные проблемные области и процедуры были проанализированы и предложены способы их решения (изменение существующих или разработка новых процедур и настроек). Некоторые решения даны в нескольких альтернативных вариантах.
Дальнейшие шаги после проведения аудита: Предлагаемые решения должны быть обсуждены с заинтересованными руководителями подразделений и служб и после этого принято решение по приоритетам, срокам, стоимости и организации управления изменениями.
2. Назначение документа и целевая аудитория
Настоящий документ определяет цели, основные принципы, организационные требования, а также порядок проведения аудита системы iScala у клиента. В документе перечислены обнаруженные проблемные области и процедуры, даны варианты их решения и приведена примерная стоимость консультационных работ по внедрению предлагаемых решений.
Настоящий документ подготовлен для руководства компании-клиента, где проводился аудит системы, ключевых пользователей, а также руководителя проекта и ведущих консультантов со стороны консультационной компании. Информация, изложенная в настоящем документе должна помочь руководству компании-клиента принять решение о том:
- какие проблемы в какой очередности (приоритете) должны быть решены,
- какими ресурсами и в какие сроки должны быть выполнены задачи, и
- какой бюджет проекта утвердить
3. Проблемные области и предложения по их решению
С 16 по 18 апреля 20… г. в ООО «………….» был проведён аудит использования системы, построенной на базе iScala 2.2. В процессе бесед с руководителями и сотрудниками финансовой службы и бухгалтерии управленческого и налогового учёта, отдела маркетинга и продаж, закупок, складского комплекса, а также отдела ИТ были выявлены следующие вопросы, создающие сложности при ежедневной работе с системой:
3.1. Многочисленные ошибки при подборе дверей по заказу на продажу
Описание проблемы: Сотруднику складского комплекса неудобно осуществлять подбор по стандартному списку подборки, содержащему до 80 строк похожей по наименованию продукции.
Предлагаемое решение: Подготовить внешний отчёт в виде матрицы, аналогично тому, как это приведено в приложении №1.
Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.
3.2. Необходим список подборки, объединяющий несколько заказов одного покупателя
Описание проблемы: При отгрузке продукции покупателю по нескольким заказам удобнее было бы подбирать продукцию по одному общему документу, включающему в себя несколько заказов.
Предлагаемое решение: Необходимо разработать новых отчет, объединяющий несколько заказов одного покупателя для сотрудника отдела реализации. Данный отчет позволит сотрудникам данного отдела более эффективно формировать отгрузку по покупателям, объединяя несколько заказов. Документ подготовить в виде «внешнего» отчёта с возможностью выбора покупателя, открытых заказов по выбранному покупателю, строк выбранных заказов.
Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.
3.3. Сложность при проведении регулярной выверки данных между модулями «Управление Запасами» и «Главная Книга»
Описание проблемы: Бухгалтер, отвечающий за учёт товаров, испытывает сложности при выверке данных между модулями «Управление Запасами» и «Главная Книга»
Предлагаемое решение: Подготовить отчёт по аналитическим проводкам по запасам с бухгалтерскими счетами (на основании информации из истории складских проводок Главной Книги).
Оценка консультационных трудозатрат: 8 часов.
3.4. Отчет по движению товаров по среднемесячной складской цене
Описание запроса: Сотрудниками управленческой бухгалтерии высказано пожелание видеть движение товаров по среднемесячной складской цене (только отчёт, без каких-либо изменений в iScala).
Предлагаемое решение: Подготовить отчёт о движении запасов по среднемесячной складской цене.
Оценка консультационных трудозатрат: 16 часов.
3.5. Использование отдельного счёта «Возврат товаров» взамен счёта «Реализация товаров»
Описание проблемы: При возврате товара от покупателя необходимо использовать отдельный счёт «Возврат товаров» взамен счёта «Реализация товаров».
Предлагаемое решение: Внести изменение в таблицу автоучёта модуля «Книга Продаж», использовать для данной операции отдельный код НДС «02» (в настоящий момент свободен). Внести изменения в пользовательскую инструкцию и провести обучение пользователей.
Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.
3.6. Дополнительный анализ дебиторской задолженности
Описание проблемы: Необходим анализ дебиторской задолженности не только по отдельным покупателям, но и по направлениям (группам товара), т.к. один и тот же покупатель может покупать товары, относящиеся к разным группам (счета выставляются отдельно).
Предлагаемое решение: Подготовить «внешний» отчёт с возможностью группировки по группе товара/покупателю или, наоборот, покупателю/группе товара. Провести обучение для сотрудников отдела продаж и бухгалтера, осуществляющего учёт расчётов с покупателями.
Оценка консультационных трудозатрат: от 9 до 12 часов.
3.7. Ошибки ввода
Описание проблемы: Отдельные сотрудники отдела продаж делают многочисленные ошибки при вводе новых товаров и заказов на продажу, особенно при операциях возврата товаров от покупателя. К сожалению, нами выявлено, что в отделе продаж отсутствует система наставничества. Из-за этого новый сотрудник не проходит обучение работе со Скалой, ориентируется лишь на инструкции и не обращается за помощью к более опытным коллегам. По данному вопросу возможно несколько вариантов решения.
Предлагаемые решения:
- Провести разовое обучение для всех сотрудников. Разработать систему наставничества (силами соответствующего подразделения клиента).
- Провести аттестацию сотрудников на предмет умения работать со Скалой. По результатам аттестации принять решение о необходимости дополнительного обучения.
Трудозатраты будут зависеть от выбранного варианта, но ориентировочно, не превысят 8 часов.
Оценка консультационных трудозатрат: от 6 до 8 часов.
3.8. Сложность процедуры расчёта себестоимости рекламной продукции
Описание проблемы: Процедура расчёта себестоимости рекламной продукции («распилы», «чётки») и списания компонентов на её изготовление представляется сложной для пользователя.
Предлагаемое решение: Существующая процедура может быть существенно упрощена при наличии лицензии на «Списки материалов». В этом случае приход рекламной продукции и списание компонентов для её изготовления могут быть осуществлёны в одно действие при использовании заказа на продажу типа 6 для внутреннего покупателя. Себестоимость списанных материалов автоматически будет включена в себестоимость получаемой продукции. Пожалуйста, обсудите вопросы, связанные с лицензией на данную функциональность с Вашим Account Manager’ом. После приобретения данной функциональности мы будем готовы провести обучение сотрудников работе со списками материалов и заказами на продажу типа 6 для внутреннего покупателя.
Оценка консультационных трудозатрат: 8 часов.
3.9. Дополнительно: общие пожелания
Кроме этого мы рекомендуем провести обучение для сотрудника отдела ИТ, осуществляющего поддержку пользователей при работе с iScala, выбрав не только «технические» курсы, но и курсы, которые позволят ему лучше понять логику движения информации в системе при работе с модулями финансов и логистики. Пожалуйста, свяжитесь с координатором программ обучения для выбора подходящих курсов.
4. Предварительная оценка стоимости работ
Консультационные услуги предоставляются после достижения договоренности по объему работ и предварительному бюджету.
Примечание: Под оптимистичным (min) вариантом подразумевается, что при подготовке отчёта или настройке функциональности дополнительные изменения не потребуются, работа будет принята клиентом без каких-либо уточнений. Реалистичный вариант подразумевает, что в процессе проверки результатов будут высказаны небольшие дополнительные пожелания или уточнения.
С уважением,
Управляющий консультант/Руководитель проектов
Задать вопрос или оставить отзыв:
Все статьи:
- «Что Вы сможете выжать из Вашей Скалы с помощью новых технологий?» или «Почему мы выбрали в качестве инструмента построения системы корпоративной отчетности MS SQL Server Reporting Services?»
- What can you get from your iScala by using new technologies?
- «Путь в тупик» или «Так ли дёшева самописная интегрированная система управления предприятием?»
- Аудит системы. Для чего он и кому может быть полезен?
- Худшие практики в дизайне отчётов
- Абсолютно идеальный отчет
- Ода RGW