пользователям программных продуктов Scala 5.1, iScala 2.1, iScala 2.2, iScala 2.3, iScala 3.0, iScala 3.1, iScala 3.2 (и так далее)

Краткое руководство по работе с модулем Requisition Management (Требования)

For English speaking people: click here
Пользовательское меню при работе с ТребованиямиВ зависимости от Вашей роли, Вы можете иметь разные пункты меню. В одном случае Вам будет доступно меню «Requisition Management», в другом – подменю «Requisitions» родительского меню «Purchase Order». На картинке они выделены красной рамкой. Какое бы меню ни было для Вас доступным, смысл его содержания одинаков, Вы будете попадать в одни и те же формы, независимо от того, откуда Вы «пришли» — из модуля «Purchase Order» или из «Requisition Management».

В настоящем кратком руководстве будут описаны следующие процессы:
1. Ввод требования на закупку (тип требования 1)
2. Ввод требования на перемещение запасов с «чужого» склада на склад, ассоциированный с Вашим подразделением (тип требования 2)
3. Ввод требования на получение запасов со склада со списанием полученных запасов сразу на затраты (без перемещения на склад) – тип требования 5
4. Ввод требования на закупку чего-либо разового, на что в систему не заведен код запаса (тип требования 0)
5. Утверждение требования
6. Преобразование требования в заказ на закупку, перемещение со склада на склад или списание со склада
7. Печать дополнительных «внешних» отчётов, расположенных на сервере отчётов системы iScala.
8. Ввод шаблона требования

Ввод требования на закупку (тип требования 1)

Путь в меню:
Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions
или
Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions

 

Ввод требования типа 1

Requisition No: При создании нового требования просто нажмите в этом поле кнопку «Enter». iScala автоматически присвоит требованию следующий номер по порядку.

Department: нажмите кнопку «F4» и выберите Ваш департамент из списка. Пожалуйста, имейте в виду, что в зависимости от присвоенных Вам прав, некоторые департаменты могут быть Вам доступны, другие – нет.

Requisition Date: дата создания заявки. Оставьте без изменения.

Delivery Date: ожидаемая дата получения.

Pickup Time: Время получения. Можно не менять.

Requisition Type: (важно!) – 1 (Заказ на Закупку).

Warehouse: нажмите клавишу «F4» и выберите из списка склад, куда Вы собираетесь получать закупаемые запасы.

Stock Code: в этом поле есть различные варианты выбора из списка: «F4» — полный список запасов в порядке кодов, «?03» — список запасов в порядке кодов, начинающихся на 03 (табачные изделия), «?.paper» — список запасов в порядке названий, начинающихся на «paper».

Quantity: введите требуемое количество.

После ввода первой строки повторите ввод, начиная с поля «Stock Code» для второй строки и т.д.

После ввода всех требуемых строк нажмите кнопку «ОК»

Появится окно с вопросом:

Accept Requisition?

Запомните номер введённого требования (на картинке на предыдущей странице – 0000000106) и нажмите «Yes».

Форма будет очищена и курсор вернётся в поле «Requisition No». Если нужно ввести следующее требование, введите его, если больше ничего вводить не нужно, нажмите на клавишу «Esc», чтобы вернуться в меню. Всегда возвращайтесь в меню, если Вы не собираетесь продолжать ввод.

Ввод требования на перемещение между складами (тип требования 2)

Путь в меню:
Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions
или
Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions

Ввод нового требования типа 2

Requisition No: При создании нового требования просто нажмите в этом поле кнопку «Enter». iScala автоматически присвоит требованию следующий номер по порядку.

Department: нажмите кнопку «F4» и выберите Ваш департамент из списка. Пожалуйста, имейте в виду, что в зависимости от присвоенных Вам прав, некоторые департаменты могут быть Вам доступны, другие – нет.

Requisition Date: дата создания заявки. Оставьте без изменения.

Delivery Date: ожидаемая дата получения.

Pickup Time: Время получения. Можно не менять.

Requisition Type: (важно!) – 2 (перемещение между складами).

Warehouse: нажмите клавишу «F4» и выберите из списка склад, откуда Вы собираетесь получать заказываемые запасы. Не выбирайте склад, ассоциированный с Вашим подразделением, т.к. требование по перемещению «внутри» одного склада лишено смысла.

Stock Code: в этом поле есть различные варианты выбора из списка: «F4» — полный список запасов в порядке кодов, «?03» — список запасов в порядке кодов, начинающихся на 03 (табачные изделия), «?.paper» — список запасов в порядке названий, начинающихся на «paper».

Примечание: Выбирайте те позиции запасов (Stock Items), которые могут быть на складе, который Вы указали в заголовке. Например, маловероятно, что табачные изделия могут оказаться на складе с напитками, если Вы указали в заголовке требования склад «200 — Beverage Main», выбирайте напитки.

Quantity: введите требуемое количество.

После ввода первой строки повторите ввод, начиная с поля «Stock Code» для второй строки и т.д.

После ввода всех требуемых строк нажмите на кнопку «ОК»

Появится окно с вопросом:

Accept Requisition?

Запомните номер введённого требования (на предыдущей картинке – 0000000107) и нажмите «Yes».

Форма будет очищена и курсор вернётся в поле «Requisition No». Если нужно ввести следующее требование, введите его, если больше ничего вводить не нужно, нажмите на клавишу «Esc», чтобы вернуться в меню. Всегда возвращайтесь в меню, если Вы не собираетесь продолжать ввод.

Ввод требования на получение со склада (тип требования 5)

Путь в меню:
Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions
или
Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions

Ввод требования на списание со склада

Requisition No: При создании нового требования просто нажмите в этом поле кнопку «Enter». iScala автоматически присвоит требованию следующий номер по порядку.

Department: нажмите кнопку «F4» и выберите Ваш департамент из списка. Пожалуйста, имейте в виду, что в зависимости от присвоенных Вам прав, некоторые департаменты могут быть Вам доступны, другие – нет.

Requisition Date: дата создания заявки. Оставьте без изменения.

Delivery Date: ожидаемая дата получения.

Pickup Time: Время получения. Можно не менять.

Requisition Type: (важно!) – 5 (списание на затраты без перемещения между складами).

Warehouse: нажмите клавишу «F4» и выберите из списка склад, откуда Вы собираетесь получать заказываемые запасы.

Stock Code: в этом поле есть различные варианты выбора из списка: «F4» — полный список запасов в порядке кодов, «?03» — список запасов в порядке кодов, начинающихся на 03 (табачные изделия), «?.paper» — список запасов в порядке названий, начинающихся на «paper».

Примечание: Выбирайте те позиции запасов (Stock Items), которые могут быть на складе, который Вы указали в заголовке. Например, маловероятно, что табачные изделия могут оказаться на складе с напитками, если Вы указали в заголовке требования склад «200 — Beverage Main», выбирайте напитки.

Quantity: введите требуемое количество.

После ввода первой строки повторите ввод, начиная с поля «Stock Code» для второй строки и т.д.

После ввода всех требуемых строк нажмите кнопку «ОК»

Появится окно с вопросом:

Accept Requisition?

Запомните номер введённого требования (на предыдущей картинке – 0000000108) и нажмите «Yes».

Форма будет очищена и курсор вернётся в поле «Requisition No». Если нужно ввести следующее требование, введите его, если больше ничего вводить не нужно, нажмите на клавишу «Esc», чтобы вернуться в меню. Всегда возвращайтесь в меню, если Вы не собираетесь продолжать ввод.

Ввод требования типа 0.

Путь в меню:
Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions
или
Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions

Ввод требования неопределённого типа

Используйте этот тип требования только в том случае, если нужно закупить что-либо, чего нет в списке запасов и что никогда ранее не закупалось!

Requisition No: При создании нового требования просто нажмите в этом поле кнопку «Enter». iScala автоматически присвоит требованию следующий номер по порядку.

Department: нажмите кнопку «F4» и выберите Ваш департамент из списка. Пожалуйста, имейте в виду, что в зависимости от присвоенных Вам прав, некоторые департаменты могут быть Вам доступны, другие – нет.

Requisition Date: дата создания требования. Оставьте без изменения.

Delivery Date: ожидаемая дата получения.

Pickup Time: Время получения. Можно не менять.

Requisition Type: (важно!) – 0 (неопределённый тип).

Stock Code: Введите точку и название того, что Вы хотите заказать, например, «.phone». Нажмите «Enter»

Description 1: Введите первую часть описания того, что Вы хотите заказать, например, «Lenovo A850». Нажмите «Enter»

Description 2: Введите вторую часть описания того, что Вы хотите заказать, например, «Dual SIM». Нажмите «Enter»

Quantity: введите требуемое количество.

После ввода первой строки повторите ввод, начиная с поля «Stock Code» для второй строки и т.д.

После ввода всех требуемых строк нажмите на кнопку «ОК»

Появится окно с вопросом:

Accept Requisition?

Запомните номер введённого требования (на предыдущей картинке – 0000000109) и нажмите «Yes».

Форма будет очищена и курсор вернётся в поле «Requisition No». Если нужно ввести следующее требование, введите его, если больше ничего вводить не нужно, нажмите на клавишу «Esc», чтобы вернуться в меню. Всегда возвращайтесь в меню, если Вы не собираетесь продолжать ввод.

Утверждение требования.

Путь в меню:
Requisition Management -> Authorise Requisition
или
Purchase Order -> Requisitions -> Authorise Requisition

Утверждение требования

Requisition No: Введите вручную или выберите из списка («F4») номер требования.

Остальные поля не заполняйте, сразу нажмите на кнопку «Select».

Перейдите в последнее поле строки «AUTHORISATION». Чтобы утвердить строку, введите латинскую букву «A», чтобы утвердить все строки – букву «F». Чтобы отклонить строку, введите букву «R», чтобы удалить строку знак «-» (тире). Чтобы разделить строку на 2 (например, при недостаточном количестве запаса на складе), введите «T». После этого нажмите «Enter»

Нажмите на кнопку «ОК». Появится следующее окошко:

Утвердить требование

Убедитесь, что флажок «Start Conversion» НЕ ОТМЕЧЕН. Если он отмечен, снимите отметку (как на картинке выше). Нажмите «ОК»

Форма будет очищена и курсор вернётся в поле «Requisition No». Если нужно утвердить следующее требование, проделайте это, если больше ничего утверждать не нужно, нажмите на клавишу «Esc», чтобы вернуться в меню. Всегда возвращайтесь в меню, если Вы не собираетесь продолжать утверждать требования.

Преобразование заявки в заказ на закупку, перемещение со склада на склад или списание со склада

Путь в меню:
Requisition Management -> Authorise Requisition
или
Purchase Order -> Requisitions -> Authorise Requisition

Утверждение требования

Requisition No: Введите вручную или выберите из списка («F4») номер требования.

Остальные поля не заполняйте, сразу нажмите на кнопку «Select».

Перейдите в последнее поле строки «AUTHORISATION». Чтобы утвердить строку, введите латинскую букву «A», чтобы утвердить все строки – букву «F». Чтобы отклонить строку, введите букву «R», чтобы удалить строку знак «-» (тире). Чтобы разделить строку на 2 (например, при недостаточном количестве запаса на складе), введите «T». После этого нажмите «Enter»

Разница между данной процедурой и простым утверждением требования состоит в том, что Вы должны убедиться, что для заявки типа 1 (Purchase Order) введены коды поставщиков и указаны цены, а для заявок типа 2 и 5 имеется необходимое количество на складе. При попытке преобразования строк, не удовлетворяющих этим условиям, Вы получите сообщение об ошибке. Кроме того, Вам может понадобиться поменять дату отгрузки, если указана дата отгрузки, меньшая текущей

Нажмите на кнопку «ОК». Появится следующее окошко:

Преобразовать требование

Убедитесь, что флажок «Start Conversion» отмечен. Нажмите «ОК».

Ошибка преобразования требования

Если Вы получили сообщение об ошибке, вернитесь и исправьте ошибку, затем повторите процесс.

На картинке слева Вы видите пример сообщения об ошибке, вызванное тем, что дата ожидаемой поставки уже прошла. Необходимо изменить дату поставки, установив её не менее чем сегодняшняя дата.

В зависимости от типа преобразовываемой заявки Вы получите сообщение о создании заказа на закупку (Purchase Order) или Вам будет предложено напечатать внутреннюю накладную на перемещение между складами.

Заказ на закупку создан

Нажмите «ОК». Форма будет очищена и курсор вернётся в поле «Requisition No». Если нужно преобразовать следующее требование, проделайте это, если больше ничего преобразовывать не нужно, нажмите на клавишу «Esc», чтобы вернуться в меню. Всегда возвращайтесь в меню, если Вы не собираетесь продолжать преобразовывать требования.

Печать дополнительных «внешних» отчётов, расположенных на сервере отчётов системы iScala.

Для печати дополнительных отчётов и документов перейдите на сервер отчётов iScala, для чего воспользуйтесь браузером интернета. Лучше всего добавить страницу с папкой сервера отчётов в Избранное.

Может потребоваться ввод Вашего имени и пароля.

Папка на сервере отчётов

Щёлкните на названии отчёта, например, Requisition Details (подробности введённого требования):

Выберите интересующий Вас департамент, номер требования и нажмите кнопку «Просмотр отчёта (view report)»:

Содержимое требования

Данный отчёт показывает содержимое требования, статусы утверждения отдельных строк, а также наличие или отсутствие привязки картинки к коду запаса iScala. Так, для строки 3 мы можем видеть, что значение поля «Has Photo?» (Имеется фотография?), равно «Yes». В этом случае, её можно просмотреть. Для этого щёлкните мышью на «Yes»:

Имеется фотография?

Вы будете перенаправлены на другой отчёт, где можно увидеть картинку:

Просмотр изображения, прикреплённого к коду запаса

Нажмите на стрелку влево в верхнем левом углу браузера, чтобы вернуться назад:

Вернуться назад

Данный отчёт также может быть просмотрен в сжатом формате и в таком виде может быть выгружен в Excel (например, для отправки поставщику). Для этого установите значение параметра «Layout» = Compressed и нажмите кнопку «Просмотр отчёта (view report)». Затем нажмите на треугольник, рядом с изображением дискеты, как на картинке ниже, и выберите из выпадающего списка «Excel»:

Сжатая форма отчёта

Сохраните или откройте экспортированный файл:

Сохранение отчёта в Excel

Отчет, сохранённый и открытый в Excel'е

Inventory Movement Form

Данный документ показывает только утверждённые строки требования типа 2 (перемещение между складами). Выберите департамент и номер требования и нажмите кнопку «Просмотр отчёта (view report)»:

Inventory Movement Form

Данный документ должен быть распечатан перед получением заказанных запасов на складе, откуда они будут выдаваться.

Обратите внимание на ситуацию, о которой писалось ранее: склады выдачи и получения должны быть разными, в противном случае процедура перемещения между складами теряет смысл (в документе такая ситуация обозначается красным шрифтом):

Некорректно выбранный склад получения

В папке «PO» (Purchase Order) представлены 2 других документа:

Папка сервера отчётов с формами по заказам на закупку

Ввод шаблона требования

Путь в меню:
Requisition Management -> Enter/Adjust Requisition Templates
или
Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisition Templates

Шаблоны вводятся аналогично самим требованиям. Отличие состоит в названии шаблона:

Ввод нового шаблона требования

Обязательно заполните название шаблона таким образом, чтобы Вы смогли легко выбрать его в большом списке шаблонов (поле «Название» находится справа от номера шаблона, на картинке выше название шаблона «Banketing 2015»).

После ввода всех строк нажмите «ОК». Появится сообщение:

Accept Requisition Template?

Нажмите «Yes».

При вводе заявки Вы сможете выбрать шаблон, задав в поле номера заявки «$» (значок доллара) и нажав «Enter». Выберите требуемый шаблон:

Выбор шаблона при вводе Требования

После выбора шаблона появится сообщение:

Нулевое количество по всем строкам?

Ответьте «Yes», если Вы хотите указать количества в требовании «вручную». Ответьте «No», если Вы хотите, чтобы количества в требовании были заполнены из шаблона.

После нажатия на одну из кнопок требование будет заполнено, кроме полей номера требования, даты требования и ожидаемой даты получения/выдачи:

Требование, заполненное на основании шаблона

Для получения следующего номера требования просто нажмите «Enter» в поле «Requisition No». После этого заполните поля «Requisition Date», «Delivery Date», «Pickup Time». При необходимости откорректируйте количества. Сохраните требование в соответствие с процедурой ввода нового требования, описанной в начале данного краткого руководства.

Список опубликованных процедур: