Предполагаемые сценарии работы с модулем «Requisition Management» — О системах планирования ресурсов предприятия Scala, iScala

Вариант 1: Требуемые запасы отсутствуют на складе

Если требуемые запасы отсутствуют на складе (например, свежие продукты), вводится требование на закупку (Purchase Requisition) типа 1 (Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions или Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions)
Руководитель департамента утверждает требование (Requisition Management -> Authorise Requisition)
Периодически закупщик просматривает отчёт по требованиям, выбирая закреплённые за ним департаменты, только требования типа 1 и 3, только утверждённые требования. При появлении в списке нового требования он просматривает детали, затем сохраняет их в Excel файл и отправляет запрос поставщику
Получив ответ от поставщика (или нескольких поставщиков), закупщик если необходимо изменяет в строках требования код поставщика и/или цену, затем выполняет процедуру конвертации требования в Заказ на Закупку типа 1. Далее производится обычная работа с заказом на закупку.

Вариант 2: Требуемые запасы отсутствуют на складе. При закупке запасы не приходуются на склад, а сразу относятся на затраты

Если требуемые запасы отсутствуют на складе и при закупке запасы не приходуются на склад, а сразу относятся на затраты, вводится требование на закупку (Purchase Requisition) типа 3 (Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions или Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions)
Руководитель департамента утверждает требование (Requisition Management -> Authorise Requisition)
Периодически закупщик просматривает отчёт по требованиям, выбирая закреплённые за ним департаменты, только требования типа 1 и 3, только утверждённые требования. При появлении в списке нового требования он просматривает детали, затем сохраняет их в Excel файл и отправляет запрос поставщику
Получив ответ от поставщика (или нескольких поставщиков), закупщик если необходимо изменяет в строках требования код поставщика и/или цену, затем выполняет процедуру конвертации требования в Заказ на Закупку типа 3. Далее производится обычная работа с заказом на закупку.

Вариант 3: Требуемые запасы имеются на складе. Требуется переместить их со склада получения на виртуальный склад департамента.

Если требуемые запасы имеются на складе и у подразделения имеется физический или виртуальный склад, вводится требование на перемещение (Material Requisition) типа 2 (Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions или Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions)
Руководитель департамента утверждает требование (Requisition Management -> Authorise Requisition)
Сотрудник, который ввёл требование печатает 2 экземпляра документа «Inventory Movement Form» на сервере отчётов и идёт на склад получать затребованные запасы
Кладовщик выдаёт запасы в соответствие с требованием. Если необходимого количества по каким-то причинам нет, выдаётся доступное количество, выданное количество вписывается «вручную» в столбец «Received quantity» (полученное количество). Кладовщик и получатель ставят свои подписи в документе, один экземпляр остаётся на складе, второй выдаётся получателю.
Отпустив получателя кладовщик производит преобразование требования в перемещение между складами. Процедура преобразования требования может состоять из нескольких шагов:
1. если все запасы выданы полностью, выполняется преобразование требования без каких-либо дополнительных действий
2. если в какой-то строке (или нескольких строках) требования заказанное количество превышает выданное (частичная выдача), производятся следующие действия:
  1. Строка, имеющая заказанное количество (например, 100), большее, чем выданное (например, 80) разделяется на 2 строки. В первой – остаётся 80 (выданное количество), во второй – 20 (разница между заказанным и выданным количеством)
  2. Для второй строки, где указана разница между заказанным и выданным количеством, меняется тип требования (поле «TYPE») на 1
  3. Процедура повторяется для всех строк, где произведена частичная выдача.
  4. Производится преобразование требования. Права доступа кладовщика предполагается настроить таким образом, чтобы он мог преобразовывать только требования типа 2 и 5, а требования типа 1 – только сохранять. В результате разделённые строки будут преобразованы для выданного количества и сохранены без преобразования для количества, оставшегося не выданным.
  5. Строки, оставшиеся не преобразованными становятся требованием на закупку, с ними работает закупщик аналогично тому, как он работает с требованиями типа 1 (см. Вариант 1: Требуемые запасы отсутствуют на складе, п.п. 3-4)

Вариант 4: Требуемые запасы имеются на складе. Требуется выдать их со склада получения с отнесением затрат на департамент получения (без перемещения между складами).

Если требуемые запасы имеются на складе и у подразделения отсутствует физический или виртуальный склад, вводится требование на получение (Material Requisition) типа 5 (Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions или Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions)
Руководитель департамента утверждает требование (Requisition Management -> Authorise Requisition)
Сотрудник, который ввёл требование печатает 2 экземпляра документа «Inventory Movement Form» на сервере отчётов и идёт на склад получать затребованные запасы
Кладовщик выдаёт запасы в соответствие с требованием. Если необходимого количества по каким-то причинам нет, выдаётся доступное количество, выданное количество вписывается «вручную» в столбец «Received quantity» (полученное количество). Кладовщик и получатель ставят свои подписи в документе, один экземпляр остаётся на складе, второй выдаётся получателю.
Отпустив получателя кладовщик производит преобразование требования в списание со склада. Процедура преобразования требования может состоять из нескольких шагов:
1. если все запасы выданы полностью, выполняется преобразование требования без каких-либо дополнительных действий
2. если в какой-то строке (или нескольких строках) заявки заказанное количество превышает выданное (частичная выдача), производятся следующие действия:
  1. Строка, имеющая заказанное количество (например, 100), большее, чем выданное (например, 80) разделяется на 2 строки. В первой – остаётся 80 (выданное количество), во второй – 20 (разница между заказанным и выданным количеством)
  2. Для второй строки, где указана разница между заказанным и выданным количеством, меняется тип требования (поле «TYPE») на 1
  3. Процедура повторяется для всех строк, где произведена частичная выдача.
  4. Производится преобразование требования. Права доступа кладовщика предполагается настроить таким образом, чтобы он мог преобразовывать только требования типа 2 и 5, а требования типа 1 – только сохранять. В результате разделённые строки будут преобразованы для выданного количества и сохранены без преобразования для количества, оставшегося не выданным.
  5. Строки, оставшиеся не преобразованными становятся требованием на закупку, с ними работает закупщик аналогично тому, как он работает с требованиями типа 1 (см. Вариант 1: Требуемые запасы отсутствуют на складе, п.п. 3-4)

Вариант 5: Требуемые запасы отсутствуют на складе. В системе отсутствует карточка запаса (требование делается впервые, ранее подобная позиция не закупалась)

Если требуемые запасы отсутствуют на складе и в системе отсутствует карточка запаса (требование о закупке делается впервые, ранее подобная позиция не закупалась), вводится требование типа 0 (Requisition Management -> Enter/Adjust/Delete Requisitions или Purchase Order -> Requisitions -> Enter/Adjust Requisitions)
Руководитель департамента утверждает требование (Requisition Management -> Authorise Requisition)
Сотрудник, который ввёл требование сообщает его номер закупщику (по электронной почте)
Закупщик просматривает детали, затем сохраняет их в Excel файл и отправляет запрос поставщику
Получив ответ от поставщика (или нескольких поставщиков), закупщик сообщает детали Cost Controller’у. Новый код запаса вводится в систему или принимается решение о разовой закупке без ввода кода.
Закупщик меняет код запаса, тип требования во всех строках, указывает код поставщика, цену, затем выполняет процедуру конвертации требования в Заказ на Закупку. Далее производится обычная работа с заказом на закупку.

Список опубликованных процедур: