Как организовать рассылку напоминаний о просроченной задолженности?

Если у Вас есть последняя версия Epicor iScala Query Designer, Вы с лёгкостью решите эту задачу, воспользовавшись функциональностью «Schedule distributions of reports».

Если данный инструмент для Вас недоступен, можно воспользоваться механизмом подписок на отчёты MS SQL Server Reporting Services, который у Вас точно имеется (является компонентом сервера баз данных MS SQL и входит в комплект поставки).

Как это работает?

1. Специалист, умеющий создавать отчёты для MS SQL Server Reporting Services, создаёт отчёт в том виде, как Вам хотелось бы. Это делается 1 раз.

2. Отчёт публикуется на сервере отчётов MS SQL Server Reporting Services (IT специалистом, 1 раз)

3. Для каждого покупателя, которому Вы хотите отправлять подобного рода напоминания, создаётся подписка с указанием его кода покупателя, его электронного адреса, расписанием отправки (например, ежемесячно, 25-го числа). Это делается один раз (первоначально IT специалистом (для 1-2 покупателей), затем, после обучения, для остальных покупателей — кем-то из пользователей). Соответствующая инструкция может быть написана, процесс не сложный.

4. После этого всё будет происходить автоматически в соответствии с расписанием. Можно при настройке подписки указать Ваш адрес в поле «Копия». Если это сделать, Вы также будете получать копию сообщения, отправленного покупателю.

Ниже приводится пример сообщения, отправленного с помощью механизма подписки на отчёт MS SQL Server Reporting Services (разумеется, данные берутся не из реальной, а из демо компании). В качестве параметров отчёта может использоваться код компании iScala, код покупателя, минимальное количество дней просроченной задолженности, название должности, имя и факс сотрудника, от имени которого посылается сообщение:

Напоминание о просроченной задолженности

Сообщение посылается с адреса электронной почты, ассоциированного с административной учётной записью сервера, однако, Вы можете указать свой электронный адрес в поле «Reply-To», чтобы ответное сообщение от Вашего покупателя пришло Вам, а не администратору сервера.

Таким образом: Один раз необходимо будет потратить время на то, чтобы всё настроить. После этого Вы больше не будете тратить никакого времени на этот процесс, всё будет работать автоматически, даже, когда Вы будете в отпуске, на «больничном» или в командировке.

Сколько времени понадобится, чтобы Вы смогли начать пользоваться данным инструментом?

Ответ на этот вопрос зависит от того, активизирован ли и используется ли уже в Вашей компании компонент MS SQL Server Reporting Services. Если нет, придётся его активизировать и настроить права доступа для групп или конкретных пользователей, а также провести экспресс обучение для специалистов по ИТ. Если да, значит всё готово к его установке на Ваш сервер. В общем плане оценка времени на установку отчёта выглядит примерно так:

1. «Включение» и настройка компонента MS SQL Server Reporting Services, создание групп и настроек доступа (если Вы никогда раньше не использовали этот инструмент) – от 1 до 2 часов

2. Публикация отчёта на сервере и настройка 1-2 тестовых подписок. Первичное тестирование – 1 час

3. Внесение изменений во внешний вид отчёта, если требуется и/или создание нескольких копий/вариантов – от 1 до 3 часов (зависит от количества изменений)

4. Экспресс обучение пользователей работе с отчётом и создании подписок на отчёт – от 2 до 4 часов

Итого: примерно 4 ~ 8 часов

Примечание: В данную оценку не включено время, необходимое пользователю непосредственно для настройки подписки для каждого из покупателей.

Если у Вас возникли какие-либо вопросы, не стесняйтесь их задать.

Список опубликованных процедур: